1. Glosario 

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. Derecho a la privacidad y a la libertad de opinión y expresión

Soporte y Cía. S.A.S. respeta y promueve la Declaración Universal de los Derechos Humanos y los Artículos 12 y 19 de dicha Declaración. Artículo 12: Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques. Artículo 19: Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión.

3. Apego al ordenamiento jurídico colombiano

Todas las decisiones y actuaciones de Soporte y Cía. S.A.S. relacionadas con el tratamiento de bases de datos están ajustadas a los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia.

4. Seguridad de la información

Soporte y Cía. S.A.S. tiene el compromiso de proteger la totalidad de la información que almacena en sus bases de datos mediante protocolos, herramientas y mecanismos razonablemente aceptados en la industria, con el objetivo de evitar su uso no autorizado por parte de terceros. Los equipos de almacenamiento de esta información están ubicados en lugares seguros, protegidos físicamente y con acceso restringido. Soporte y Cía. S.A.S. no es responsable de ninguna consecuencia derivada del ingreso indebido, ilegal y fraudulento a sus bases de datos, de cualquier falla técnica en sus sistemas de almacenamiento de información ni del hurto de sus equipos de almacenamiento de información.

5. Recolección y almacenamiento de datos

Soporte y Cía. S.A.S. recolecta y almacena los datos personales necesarios para el desarrollo de sus actividades comerciales, la prestación de sus servicios, la gestión de su negocio, la realización de transacciones bancarias y el cumplimiento de las obligaciones impuestas por el Estado. Soporte y Cía. S.A.S. no cede ni comercializa ninguna información almacenada en sus bases de datos.

6. Uso de la información

Soporte y Cía. S.A.S. utiliza sus bases de datos, a través de internet, telefonía fija o móvil o cualquier otra tecnología de transmisión análoga o digital, únicamente para envío de información sobre sus productos y servicios, productos y servicios de sus clientes, productos y servicios de los medios y proveedores que representa; envío de sus ofertas, ofertas de sus clientes y ofertas de los medios y proveedores que representa; envío de campañas de formación, consultoría y venta de sistemas de información de mantenimiento a sus clientes y de los medios y proveedores que representa; envío de sus invitaciones, invitaciones de sus clientes e invitaciones de los medios y proveedores que representa, a cursos, congresos y otras actividades comerciales y/o de relaciones públicas; envío de felicitaciones por días especiales; envío de información sobre reconocimientos, premios, experiencia y logros alcanzados por ella, por sus clientes o por los medios y proveedores que representa; envío de boletines informativos, artículos, newsletters, catálogos, revistas y otros medios online; envío de propuestas, campañas, estrategias, tácticas y archivos digitales de piezas y acciones publicitarias o de comunicación, información específica, resolución de inquietudes, cartas de negociación y otros documentos pertinentes en el normal desarrollo de sus relaciones comerciales y de servicio; envío de reportes sobre actividades y/o tendencias de mantenimiento; envío de respuestas a inquietudes, sugerencias o requerimientos sobre servicios y productos; envío de órdenes de producción, órdenes de servicio y órdenes de compra; envío de casos, modelos, documentos y apoyo a la correcta gestión de mantenimiento; envío de formularios tipo encuesta o sondeo para evaluar la calidad de sus productos y/o servicios y de los productos y/o servicios de sus clientes y de los medios y proveedores que representa; envío de formularios tipo encuesta o sondeo para conocer informaciones y opiniones sobre productos, servicios, medios de comunicación e internet; envío de documentos contables o legales, como contratos, RUT, copias de cédulas de ciudadanía, certificado de existencia y representación legal, certificaciones bancarias, referencias comerciales y personales, hojas de vida, comprobantes y solicitudes de facturación, pagos y consignaciones, estados de cartera, estados financieros y formularios de registros, entre otros y envío de mensajes que contribuyan al normal desarrollo de sus actividades comerciales y de servicio. Soporte y Cía. S.A.S. está obligada a suministrar la información de sus bases de datos a las entidades judiciales o administrativas del Estado colombiano que la soliciten en desarrollo de sus funciones legales.

7. Vulnerabilidad de la transmisión de información

Soporte y Cía. S.A.S. reconoce y acepta que ninguna transmisión de información a través de internet es absolutamente segura; sin embargo, implementa todos los protocolos, herramientas y mecanismos de seguridad razonablemente aceptados por la industria para la protección de la información durante su transmisión. Así mismo, espera que sus interlocutores implementen sus propios protocolos, herramientas y mecanismos de seguridad en sus equipos y redes privadas de transmisión de información a través de internet.

8. Derechos del titular de datos personales

De acuerdo con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (titular), tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la presente Ley;

c) Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. Modificaciones a esta Política

Soporte y Cía. S.A.S. podrá modificar en cualquier momento y de manera unilateral su Política de Tratamiento de Datos Personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Soporte y Cía. S.A.S. conservará todas las versiones de su Política de tratamiento de datos personales.

10. Atención de consultas y reclamos

Para la gestión de consultas, reclamos y quejas o para el ejercicio de sus derechos, el Titular de datos personales podrá comunicarse con Soporte y Cía. S.A.S. al correo electrónico contacto@soporteycia.com o presentarse en la sede de Soporte y Cía. S.A.S., en la calle 4 Sur No. 43 –30, oficina 604, edificio Formacol en Medellín, Colombia. Soporte y Cía. S.A.S. dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para tal efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al Derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta, y contener la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de sus derechos. Toda solicitud, para ser tramitada, debe ser presentada por el titular de los datos o por su representante legal; por lo tanto, Soporte y Cía. S.A.S. tiene el derecho de verificar la identidad del peticionario mediante cualquier medio. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de consultas, reclamos y quejas, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Autorización para el tratamiento de datos personales

El Titular manifiesta que conoce y acepta esta Política de Tratamiento de Datos Personales y autoriza Soporte y Cía. S.A.S., de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada, a realizar el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con esta Política de Tratamiento de Datos Personales durante el tiempo Soporte y Cía. S.A.S. desarrolle sus actividades comerciales y de servicio. El Titular manifiesta que la no solicitud de supresión de sus datos personales después de la notificación de una nueva versión de esta Política, constituye la aceptación de la misma.